合併列印特殊技巧2-以製作識別證為例

上一節課,我們透過以excel作為清冊來源,抓取絕對路徑下資料夾內的影像檔案,輸出至Word執行合併列印,這個技巧在今天我們利用另外一個範例來實作並探討實務上遇到的各種問題。

前篇文章:合併列印特殊技巧1-用WORD合併列印圖片

 

目錄

一、前置作業

二、製作資料來源的EXCEL檔案

三、製作合併列印樣本WORD檔案

前置作業

一、首先,輸出至WORD來作為合併列印的圖片最好需要統一尺寸。我們可透過Easy Image Modifier或是Photocap這類的軟體,都可以批次來變更並統一尺寸,使用技巧可參閱相關網路教學。

透過Photocap來批次變更尺寸設定畫面

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透過EasyImageModifier來變更尺寸畫面

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二、將這些圖片移動某個資料夾,本範例是置放於C:\ID 這個資料夾。

三、檔名可使用流水號命名,以方便在EXCEL識別,或以大頭照本名都可,看使用者方便即可。


製作資料來源的EXCEL檔案

一、同樣的,每個欄位均要有標題,同樣如上節課所說的,圖片路徑連結必須設定如下:

1.前後各雙引號「”….”」

2.本範例資料夾放置於C槽的ID資料夾,圖片路徑必須設定為「 “C:\ID\0.jpg”」。

二、發證日期欄位,原先設定為2015/1/1,或是如果需要讓發證日期直接選擇今日,可下:「 =now()」參數;經變更數值類別為「日期」,並設定為「104年1月1日」這種中華民國曆。

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製作合併列印樣本WORD檔案

一、首先,我們需要在WORD選項中變更設定,在WORD選項中進階,拉到最下面一般選項中,將「開啟舊檔時確認格式轉換點選打勾」,這動作很重要,一定要做。

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二、製作識別證(本範例是一次做4列1欄表格),注意合併欄位插入「相片」部分,行高部分請將高度設定相當距離出來(本例為固定行高55點),有關此處合併列印圖片部分請參閱上節教學。

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二、在第二格欄位插入前,必須加入規則,條件是「Next Record(下一筆紀錄)」,如沒加此條件,本頁合併出來會出現四格均是同一筆資料。接著每格前依序加入此規則。

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三、儲存後關閉檔案,接著重新開啟時,會跳出對話方塊,確認資料來源/開啟資料來源 選擇:「MS Excel 工作表 透過DDE(*.xls)」,緊接著選擇整張工作表

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四、我們最後將此範例[完成與合併/編輯個別文件],產生出文件後,按Ctrl+A全選,並點選F9,即可正常產生出正確的文件。

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後記:如果發證日期是顯示如下,代表剛剛「確認資料來源」沒有正確的選擇或略過沒做,導致發證日期是以原始格式7/6/2015顯示,這時應將原檔案關閉重新開啟,並依第3點正確選擇。其他如果合併列印來源Excel是有改過格式的,例如變更為百分比%或是其他格式,亦同。

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範例下載:範例檔-合併列印特殊技巧2-以製作識別證為例

About 飄心

資歷: ‧明逸數位資訊長 ‧Microsoft Certified Trainer 2016 (MCT) 美國微軟全球認證講師 ‧Certiport- IC³ GS4 Authorized Educator 國際講師 ‧教育部大專院校合格講師(講字第141988號) ‧國際性MOS授權認證中心監評委員

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