輕鬆打造預約系統：Google Calendar Appointment Scheduling

瀏覽次數: 3,576

一家餐廳需要讓顧客可以線上訂位，一個老師需要讓學生預約個人諮詢，還有許多需要事先預約的情況，但傳統來說，很多單位都還是採取最古老的做法，就是透過電話、電子郵件來預約，需要人工接單並記錄，也要自己確定不會超額（overbooking）。Google在2022年推出了新的日曆功能，Google Calendar Appointment Scheduling（Google 日曆安排預約行程）。

Google Calendar的這個功能目前就算是個人版Gmail也可以使用，但如果你有企業版或教育版的Google Workspace都可以使用此功能。今天就來跟大家簡單介紹一下怎麼用Google Calendar輕鬆打造預約系統吧（使用英文版的個人Gmail示範）！

1. 打開Google Calender並點擊左上角的Create，除了原本大家熟悉的Event或Task，現在多了一個Appointment Schedule。

2. 輸入預約詳細資料，依序填入以下資訊：

Bookable Appointment Schedule：你的預約時間表名稱
Appointment Duration：每一次預約的長度，可以自由設定時間長短，從15分鐘到24小時都可。
General Availability。針對你的可預約時段，可以設定大方向的空閒時間，可以設定每週的開放預約時端，針對某一天可以設定不開放預約或是僅有特定區間（例如9AM-5PM）才開放預約。另外也可以設定是否重複一樣的設定或是僅為特定一週的預約表，不重複的話可以單獨設定單一或多個日期的預約時間。
Scheduling Window：另外也可以針對開放預約的時限來設定，從1天到365天的提前預約時限都可以，或是也可以設定幾個小時前的預約時限（最少一小時前）。
Adjusted Availability：雖然已經設定一段時間的預約時段（General Availability的設定，且設定為每週重複），但有時候總是會有些特殊的日子或活動無法開放預約，就可以透過此功能來設定不開放預約的特定日期和時段。
Booked Appointment Settings：另外在這兩個預約時段之間的Buffer Time（緩衝時間）和Maximum Bookings Per Day（每日接受預約數）。
Calendars Checked for Availability：這裡可以設定你的預約時間表會和哪個日曆交叉檢核，可以自動避開你已經排好的活動，但個人版Gmail目前只可以設定一個日曆的檢查，要多個日曆需要升級方案。

3. 完成初步設定後，點擊Next，接下來可以進行以下設定：

Booking Page Photo and Name：預約頁面的呈現人名和照片（就是你的Google帳號）。
Location and Conferencing：這可以設定預約的地點或碰面的方式，目前有四種方式：Google Meet Video Conferencing（有人預約後就會自動建立Google Meet會議連結）、In-person Meeting（面對面會議，點擊後須事先輸入地點）、Phone Call（電話通話，預約者必須在預約時提供電話號碼）、None / To be specified later（可以由你事後通知預約者或是更新Google Calendar上面的預約資訊）。
Description：在此處可以描述一下你的預約規則和服務內容等資訊。
Booking Form：這可以設定預約者需要提供的資訊，除了First Name（名）、Last Name（姓）、Email（電子郵件）、Phone Number（電話號碼）或自己新增 item（問題）。前三個資訊是系統預設必須提供的資訊，電話號碼則是你可以決定是否要設定為 required（必填），也可以移除此問題。
Booking Confirmations and Reminders：最後就是設定預約的確認信件和提醒信件，個人版Gmail的預設就是會自行寄出Google Calendar Inviation，如果使用其他方案應該會有更多的設定可以調整。

4. 完成後，你的Google Calendar頁面上就會出現預約的時段，可以點擊Open Booking Page來查看自己建立好的預約頁面，也可以輸出為嵌入到網頁的HTML碼，有兩個選項，一個是嵌入一個預約按鈕（button with popup），另一個是直接嵌入預約頁面（inline booking page）。