你需要製作每個學生的紙本成績單或是要發送個人化的電子郵件活動通知嗎？那你就可以善用Microsoft Word的合併列印功能，今天筆者就一步步教大家學會這個Word的應用技巧吧！（此功能也是勞動力發展電腦軟體應用丙級技術士的考題範圍唷！）
筆者使用的Microsoft Office版本是Microsoft 365 Apps企業版（版本 2309：2023年10 月 10 日）。
要使用合併列印功能來寄信個人化電子郵件，你需要使用到Word、Excel、Outlook等三個軟體，Excel是用來整理收件者資料，Outlook則是用來寄送信件。首先，先將你的寄送或列印的資料都整理在Excel裡面，所有個人化的資料都必須放在同個工作表並存成一個xls或xlxs檔中，如下圖：
此範例中所舉辦的活動，因為有多個場次、不同日期、不同的活動地點等資訊，但統一所使用一個報名表報名，所以得到的資料就會許多每個人不同的資訊，而且因為可能活動規模較大，為了加快報到的速度，所以會事先提供每個人報到的序號，如此一來，就可以在簽到處快速找到自己的簽名欄位。
活動前三天主辦單位希望能夠將以上資訊都事先提供給每一位與會者，所以就得使用合併列印功能來達成。接下來你需要在Word裡面先擬好活動行前通知的信件，個人化資訊的部分可以先用OOO代替，如下圖：
準備好你的信件Word檔和與會者資料Excel檔後，到Word上方工具列找到「郵件」並選擇啟動合併列印，因為今天是要寄送個人化電子郵件所以選擇「電子郵件訊息」，如果是要列印每個與會者的參加證明或是每個同學的成績單，則可以選擇「信件」。
接下來則是「選取收件者」，並選擇「使用現有清單」，並選擇你事先整理好的Excel檔，點擊後會出現選擇工具表的視窗，選擇資料所在的工具表即可按下「確定」。
接下來在你所需要放入個人化資料的Word信件的OOO選取起來並點擊上方的「插入合併欄位」（點擊下半部可以直接展開選單），就會出現Excel檔案中各欄的標題，則可以將原本Word信件中的OOO取代為要填入的資料（《欄標題》），如下：
確認所有需要的欄位都插入成功後可以，點擊「預覽結果」來確認資料都正確放入信件的指定位置上，也可以點擊右手邊的箭頭來一一檢視每個封信件的內容是否無誤。
確定沒問題後，就可以點擊最右邊的「完成與合併」，因為這個範例是要寄送電子郵件，所以請選擇第三個的「傳送電子郵件訊息」，於「收件者」選擇Excel檔案中放置收件者電子郵件的欄標題，「主旨列」自行輸入適合的電子郵件主旨，郵件格式請選擇「HTML」，如果選擇「純文字」，Word檔中的文字格式、色彩或是圖片就會消失，如果選擇「附件」，則會將這個信件放在一個Word檔中作為電子郵件附件寄出唷！在點擊「確定」前，建議將Outlook先打開（可以縮小視窗，但不建議關閉視窗）、確定有在運作後，按下「確定」，你的個人化活動通知信件就會透過Outlook所登入的電子郵件信箱寄出，如果你的Outlook有登入兩個信箱，則會以排序上第一個的信箱寄出唷！寄出後，可以打開Outlook信箱的寄件備份，確定是否有寄出通知信唷！
如果你是要印製個人化紙本成績單、個人化紙本研習證書，點擊「完成與合併」時選擇「編輯個別文件」，就可以得到一個Word檔，包含所有人的成績單或證書（一人一頁），確認沒問題就可以列印出來並用印/簽名即可唷！
合併列印功能其實很常用在製作信封標籤，所以大家也可以自己嘗試看看唷！
從「插入合併欄位」到「完成與合併」，可以參考下方的GIF動圖操作唷！
