合併列印特殊技巧3-直式表格合併列印

有關直式表格如何列印的問題

步驟說明：

1.先設計一個橫列的Word表格(a.docx)
2.(a.docx)合併列印→依序將要插入的欄位處理好
3.合併之後的WORD表格(b.docx)，全部貼到Excel來((b.docx)→(c.xlsx)
4.(c.xlsx)將表格再度複製起來，貼到工作表2，選擇性貼上，「轉置」，處理框線和地址垂直化，另外，出生年月日格式改為中華民國曆。
5.每五個欄複製d.docx(目標Word)，地址欄位以前先貼到目的地WORD表格，地址欄位以後第二次再貼過去

前言

今天一位同學請教說，有關直式表格如何列印的問題，表格的圖樣如下：

狀況1：表格合併列印需要從上而下，由右到左，我們都知道，合併列印的做法是從左到右，由上到下，這部分就很難解決

狀況2：該表格文字除了有水平外，亦有垂直，難度更高。

就以上的問題，就註定這表格無法直接使用Word合併列印來處理，如果一個一個從Excel工作表一個一個拷貝複製過來又曠時費工，因此得想個辦法達成有效率解決的方式處理。

我們可以思考透過與Excel的整合性運用，以下是相關步驟的做法：

前置作業說明：
1.將Excel通訊錄內的年轉為西元年，行動電話改為正確格式
2.將學號順序使用排序變更

一、打開資料來源的excel，需要處理2個問題，其一，由於最後貼至目標表格是直式並且從右到左，如果不排序處理，將導致排序從左至右。

(一)首先將學號61-65的欄位選取，使用排序方式將A欄位排序由大到小，其他66-70,71-75,76-80,81-85,86-90等重複操作排序如下圖。

(二)我們發現這裡出生年月日中的年是以民國年，且年月日彼此拆開，我們在”年”右邊插入一個欄位，。

=I2+1911  ，再將改好的儲存格以純文字覆蓋原有的民國年

二、設計橫列的Word表格(a.docx)

依序將最終目標的表格需要的格數算好，再使用信件方式合併列印。

(一)插入表格，17列1欄。

注意：第二格保留相片欄位的格子，地址部分需要分割儲存格(2列1欄)

(二)選擇：郵件頁籤/選取收件者/使用現有清單/來源清單.XLSX，選取001工作表

(三)依序插入合併欄位。注意：地址兩個欄位前面分別要鍵入：「永久：」與「現在：」
生日欄位要結合「年」「月」「日」三個欄位，後面分別鍵入年、月、日

(四)將上面的列完整選取，複製(Ctrl+C),貼上(Ctrl+V)，增加一列儲存格，學號欄位前加入規則：
«Next Record (下一筆紀錄)»

(五)再將第二列複製往下貼上，由於資料共有30筆，因此我們要往下複製出28列出來。

(六)執行合併列印，將合併列印後的檔案取名為「b.docx」。

三、合併之後的WORD表格(b.docx)，全部貼到Excel來((b.docx)→(c.xlsx)

(一)將b.docx內的表格，完整的選取複製到c.xlsx

(二)在此工作表中，我們要將底下儲存格進一步處理。

1.首先生日部分，選取所有生日欄位，並改儲存格格式為「日期」類別：

行事曆類型改為「中華民國曆」，類型如下為：90年3月14日

2.在行動電話欄位，因為原始是使用通用格式，導致第一個0沒看到，我們將儲存格格式改為：特殊→行動電話、呼叫器號碼。

四、轉置

(一)(c.xlsx)將表格再度複製起來(選取其範圍複製)，點選工作表2，右鍵按選擇性貼上/選擇性貼上，「轉置」，然後按確定。

(二)、重新整理其框線，儲存格置中，地址欄位選擇「垂直置中」將地址垂直化。

[框線重新繪製]

[地址欄位垂直靠上(縮排)]

五、每五個欄位依序貼入目標WORD表格

(一)每五個欄複製至d.docx(目標Word)，注意複製時，地址欄位以前(地址不包含)先貼到目的地WORD表格，地址欄位以後第二次再貼過去。

(二)最後，修飾整個版面，整體文字全部置中，地址欄位全部對其正上方置中。

完成以上的實作。

範例下載：直式表格合併列印